Continuer un projet étudiant à distance

Hello ! Eh oui, je suis encore là ! Avant de commencer cet article, je tenais à m’excuser de cet énorme temps de silence ! La fin de l’année a été assez courte, entre mes streams, le temps de travail alloué à Sweet Bakery, et une énorme fatigue, sans compter les vacances. Après avoir pu me reposer, je peux donc reprendre tranquillement le blog, et vous expliquer comment se sont passés les derniers mois de projet. Sur ce petit aparté, on est partis !

Je ne vous apprends rien en vous disant que les temps ont été pas mal compliqués pour nos derniers mois de travail de Sweet Bakery. Avec le confinement, notre quotidien a été chamboulé, aussi bien personnellement que professionnellement (dans notre cas, les études) Si nous étions déjà préparés au télétravail suite aux grèves de transports du mois de décembre, le contexte reste radicalement différent, et cela peut se ressentir sur une équipe et son travail. Cependant, mon équipe et moi avons une année de master à valider, et notre soutenance finale a été maintenue, donc nous avons dû nous adapter !

Une organisation à revoir

Afin de continuer notre projet dans de bonnes conditions et de palier à notre absence physique, nous avons dû revoir notre organisation, en étant notamment plus rigoureux dans la communication. Parce qu’en face à face, il est plus facile de se rendre compte de qui fait quoi à quel moment, et de voir si elle ou il bloque quelque part, qu’en télétravail. Nous avons travaillé en particulier sur deux points : Jira et Discord.

Du côté de Jira, notre logiciel de gestion de projet mais aussi de reports de bugs, nous avons dû travailler notre rigueur. Bien renseigner les tâches, la personne en charge, leur état (en cours, en debug, etc..), la description, et l’estimation du temps de travail. Pour certains membres de l’équipe, c’était très naturel, pour d’autres il a fallu le rappeler, ou même bouger les tickets après une discussion avec eux durant laquelle ils notifient que leur tâche est presque terminée alors qu’elle est toujours notée en « A faire ». Mais malgré cela, le groupe a été, en général, assez rigoureux sur l’outil, ce qui nous a sûrement permis de gagner du temps à certains moments !

Quant à Discord, c’était devenu notre seul moyen de communication, comme nous ne pouvions plus nous voir physiquement quotidiennement. C’est tout naturellement que l’équipe s’est de plus en plus connectée aux différents channels vocaux tout au long de la journée. Le matin, nous étions en cours, et l’après-midi, vous pouviez être sûr(e)s de voir toute l’équipe connectée ensemble. Cela nous permettait de se suivre plus facilement, mais aussi de garder un lien, en parlant d’autres choses que le projet pendant que nous travaillions, ce qui a contribué à l’ambiance de l’équipe.

Mais l’organisation ne fait pas tout, et nous avons vite compris que pour que la machine du projet avance, il nous fallait du carburant qui pouvait être compliqué d’accès en ces temps compliqués : le moral.

Le moral de l’équipe : carburant du projet

Nous savions déjà que le moral était important dans une équipe et dans un projet, mais cette fois nous avons pu le remarquer directement, et assez fortement. Vous le savez très certainement aussi, comme vous l’avez vécu, rester enfermé(e) 3 mois chez soi, rester dans le même cadre toute la journée, et travailler où l’on vit, ce n’est pas fait pour tout le monde (chapeau aux Freelances qui font d’ailleurs cela tous les jours !). En plus de cela, les informations n’étaient pas forcément agréables à suivre, et cela a aussi pas mal pesé dans nos esprits.

Mais ce n’est pas tout ! En plus de continuer le projet, il a fallu jongler avec le travail demandé par les cours. Et pour certains d’entre-nous c’était assez compliqué, notamment pour les artistes qui avaient énormément de choses à produire, en plus du projet. Et c’était sans compter la pression des soutenances, pour lesquelles nous devions avancer le jeu alors que nous n’avions pas forcément assez de ressources pour le faire, ce qui rajoutait un poids supplémentaire à l’équipe.

Mis à part pour les artistes, pour qui j’étais au courant, je n’avais pas forcément conscience des autres problèmes des membres du groupe, malgré mes invitations à venir me parler en privé s’ils avaient besoin. En même temps, dire à quelqu’un que l’on ne se sent pas forcément bien n’est jamais facile. Donc j’ai voulu « montrer l’exemple » à l’équipe. J’ai pris mon courage à deux mains, et je leur ai dit que moi, personnellement, je n’allais pas bien. J’étais fatiguée, parce que je faisais mon travail de producer mais j’aidais aussi le reste de l’équipe sur d’autres tâches, sans forcément être remerciée de l’aide apportée alors que j’avais sacrifié quelques heures de sommeil pour faire avancer les choses (même si je ne faisais pas ça pour être remerciée, mais pour le projet, c’est toujours agréable).
J’étais stressée, par toutes les nouvelles, par mes connaissances qui étaient malades, par la peur d’attraper aussi quelque chose alors que je faisais quand même attention.
J’étais triste, parce que je n’avais pas vu ma famille depuis 2 mois, et parce que (c’est stupide mais ça joue!) pour la première fois, je n’avais pas pu fêter mon anniversaire avec mes parents en face à face.

L’équipe a été compréhensive, et quelques-uns ont dit qu’ils n’avaient également pas le moral. Donc nous avons eu une petite idée, qui en réalité nous a fait énormément de bien : des entretiens individuels. Pendant 2 après-midi j’ai donc discuté en privé avec chaque membre de l’équipe pour leur poser quelques questions. Comment se sentent-ils ? Comment les cours se passent-ils pour eux en ce moment ? (Contenu, suivi, travail demandé…) Aiment-ils toujours le projet ? Comment cela se passe-t-il avec les autres membres de l’équipe ? Puis-je faire quelque chose pour les aider ? Etc… Bien sûr, sans obligation de réponse. Si quelqu’un n’est pas prêt à parler de ses soucis, ou ne souhaitent pas les partager avec le chef de projet (ou l’amie qu’il y a derrière), c’est leur droit.

Comme je le disais précédemment, cela a fait du bien à toute l’équipe. Chacun a pu s’exprimer, nous avons pu échanger, et mettre en place quelques solutions pour les aider. Ainsi, l’assistant producer et moi-même nous sommes partagés du travail pour aider les artistes et les game designers sur certaines tâches. Par exemple, j’ai continué le sujet de l’UI (interface utilisateur) pour aider les artistes, et mon camarade a aidé les game designers sur les traductions et la monétisation. Nous avons également « cut » une partie du contenu, notamment visuel (couper du contenu initialement prévu), et revu certains de nos objectifs.

Les soutenances

Qui dit projet scolaire, dit également soutenances. Dans notre cas, comme je vous l’avais expliqué dans l’article sur les milestones, nous en avions régulièrement afin de faire un point sur l’avancée du projet.

Faire des soutenances à distance a été bénéfique sur plusieurs points. Avec le temps de trajet en moins, nous avons pu faire plus de répétitions, et dans les conditions réelles. Le fait de ne pas être physiquement devant le jury, mais aussi devant nos collègues de promotion, nous a également permis de moins stresser, entre autres car nous pouvions avoir nos notes à portée de main. Et enfin, le petit bonus était que, n’utilisant pas les caméras pour les soutenances intermédiaires, nous pouvions être en pyjama ou jogging, et ça, c’est carrément cool !

Mais bien entendu, la distance a également des limites, qui peuvent compliquer la tâche. Le fait de ne pas voir le jury pose notamment le problème de la mobilisation d’attention. Nous ne pouvions pas physiquement communiquer avec eux, via des regards ou des sourires, ou encore observer leur regard pour vérifier que tout était compréhensible. Pour moi, ça a été le problème majeur, notamment pendant la soutenance finale. Egalement, j’ai l’habitude de beaucoup sourire pendant les présentations, ce qui peut casser un peu l’aspect solennel de la chose. Bien sûr, le sourire peut se transmettre par la voix, mais ce n’est pas la même chose, et j’ai senti que cela manquait.

Le rôle de chef de projet

La distance a également beaucoup impacté mon rôle de chef de projet. Ayant l’habitude de me balader dans la salle où l’on travaille, pour discuter avec l’équipe, regarder ce qu’ils font, etc… C’était plus compliqué. Tout le monde n’a pas une bonne connexion internet, donc tout le monde ne pouvait pas forcément partager son écran tout l’après-midi. Et, soyons réalistes, personne n’aime faire ça (moi la première). C’est comme si quelqu’un était constamment derrière notre épaule, et ce n’est pas des plus agréables. Donc il a fallu s’adapter, et surtout communiquer au maximum, ce qui n’a pas toujours été simple.

Un peu plus haut, j’ai parlé du moral de l’équipe. Une équipe peut parler de ça avec son producer, c’est normal. Mais l’inverse est plus compliqué. Comment leur faire comprendre que j’étais épuisée (notamment par la charge de travail en plus et parce que j’étais malade), et que c’était moralement compliqué ? Parce que si le chef de projet décroche, cela devient compliqué pour maintenir l’équipe. J’aimerai vous dire que j’ai trouvé la solution, mais malheureusement je ne l’ai pas encore. J’en ai parlé avec quelques membres de l’équipe, en dehors du projet, car nous sommes des amis proches. Mais comment faire pour une équipe où nous n’entrenons que des liens professionnels ? Si vous avez la réponse, je suis preneuse.

Une petite conclusion (parce que là, ça fait long)

Donc, ces derniers mois de travail ont été vraiment compliqués à gérer. Sur le plan personnel, comme d’habitude, je me suis imposé une pression énorme sans vraiment le vouloir. Être là pour l’équipe (dans le cadre du projet, mais aussi s’ils avaient besoin de parler), faire du travail en plus pour les aider, faire des présentations de soutenance qui récapitulent tout en montrant que l’on maîtrise (ou du moins que l’on fait le maximum), devoir retravailler les plannings et nos attentes, vouloir continuer le blog et culpabiliser de ne pas y arriver, devoir gérer mentalement toute cette histoire de pandémie ainsi que le fait de ne pas voir ma famille, essayer de ne pas montrer à l’équipe que je suis à bout, etc… J’ai tendance à vouloir trop en porter sur mes épaules pour soulager les autres, et je commence à vraiment me rendre compte que ce n’est pas le plus sain.

Ça aura donc été une période vraiment très instructive, que ce soit au niveau personnel comme au niveau « professionnel » (est-ce qu’on peut dire ça pour un projet étudiant ? Je suppose !). Dans tous les cas, même si le résultat n’est pas tout à fait celui que nous espérions dans l’équipe, et en plus pour moi en tant que personne ayant proposé le projet, je reste extrêmement fière de ce qu’on a accompli, et de l’équipe. Tout le monde s’est accroché, a donné son maximum, et a appris de lui et de son travail. Et au final, là est le but d’un projet !

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